- l'accord des instruments (orgues, clavecins, percussions, etc.) ;
- l'assurance entre le départ et le retour dans ses locaux ;
- le transport des matériels et des instruments ;
- l'emballage et l'envoi du matériel et des instruments par colis, messagerie, etc ;
- la fourniture de la "baguetterie", qui reste le fait des percussionnistes.
En outre, les utilisateurs sont avisés que certaines conditions sont requises pour la prise en charge des instruments :
- le véhicule utilisé doit être adapté à la nature et à la quantité des instruments. Les instruments seront protégés par des couvertures ou des garnitures, attachés dans le véhicule, non empilés lorsque leur nature l’interdit. Les couvertures et les sangles ne sont pas fournies par le Parc instrumental de l'Orchestre national d'Île-de-France ;
- en particulier, les gros instruments (clavecins et orgues) ne seront pas confiés en cas de présentation d'un utilisateur avec un véhicule non adapté, dans lequel l'instrument ne pourrait être chargé sur un plancher plat et continu, un clavecin étant indifféremment disposé sur l'échine ou à plat. Certains instruments sont fournis montés. Les utilisateurs qui se verraient obligés de les démonter devront assurer eux-mêmes, sous leur responsabilité, les opérations de démontage et de remontage. Le contrôle après restitution prendra particulièrement en compte les conséquences éventuelles de ces opérations ;
- les opérations de manutention (chargement et déchargement des véhicules) sont de la responsabilité des utilisateurs.